Labi izstrādāta rēķina izveidošana: soli pa solim
Garlaicīgs papīra darbs ir viens no nepieciešamajiem ārštata dizainera ļaunumiem.
Tam vienkārši nav nekā, ja vēlaties izsekot un pārvaldīt klientu maksājumus, jums būs jāiestata rēķinu izrakstīšanas sistēma. Tomēr ne visas tās ir sliktas ziņas; jautri ir tas, ka jūs faktiski noformējat pielāgotu rēķinu.
Šodien mēs izstrādāsim rēķinu no nulles. Es būšu pēc iespējas padziļināts un iekļaušu visu, kas jums jāzina, sākot no absolūtajiem pamatiem un beidzot ar uzlabotajām funkcijām un pat nedaudz dizaina teorijas.
Pamati
Sāksim ar pliku struktūru. Pirmkārt, jūsu rēķinam vajadzētu ietilpt uz standarta papīra lapas (8, 5 ″ x 11 ″ vai otrādi), lai klients to varētu izdrukāt bez jebkādām problēmām. Koeficienti ir tādi, ka tie tiks saglabāti digitāli, taču ērtības labad vislabāk ir turēties pie standarta burtu formāta.
Tālāk tajā jāiekļauj jūsu vārds (vai uzņēmuma nosaukums) un pamata kontaktinformācija. Jūs vēlēsities būt uzmanīgs un iekļaut savu fizisko adresi, e-pasta adresi, tālruņa numuru un visu citu būtisko. Ja vien jums nav pietiekama iemesla slēpt šo informāciju no klienta, tam visam vajadzētu būt grāmatvedības un uzskaites vajadzībām (viņu, nevis jūsu labā).
Vēlaties iekļaut arī rēķina datumu, kā arī rēķina numuru. Rēķina numurs nav jāizveido, bet tas ir noderīgs gan jūsu, gan klienta failu sistēmai. Tas, kā jūs gatavojaties izveidot rēķinu numerācijas sistēmu, ir pilnībā atkarīgs no jums. Tas var būt vienkārši skaitļiem atdalīts datums vai rēķinu skaita pamata skaitliskais skaitlis (001, 002, 003… 110, 111, 112), kuru esat nosūtījis tajā gadā.
Paziņojiet savu zīmolu un stilu
Acīmredzot, tā kā jūs faktiski esat dizainers, jums rēķins jāizstrādā tā, lai tas atbilstu jūsu personīgajam vai korporatīvajam zīmolam. Galvenais mērķis ir padarīt to funkcionālu, bet svarīgs sekundārais mērķis ir padarīt to pievilcīgu.
Tas, kā jūs pielietojat savu konkrēto zīmolu, ir atkarīgs no jums. Es iesaku iedvesmu gūt no kaut kā jau izveidota, piemēram, no vietnes, vēstules vai vizītkartes. Es izmantoju Design Shack vietni kā sākumpunktu krāsu iedvesmai un fonta izvēlei, un es nāca klajā ar šādu galveni:
Tas ir vienkārši, taču tas padara darbu paveiktu un noteikti atspoguļo klasisko, vecā stila izskatu mūsu vietnē. Lai pievienotu mazliet vairāk nojautas, labajā apakšējā stūrī es iemetu virpuļveida vektoru. Tas ir funkcionāli lieks, taču galaproduktam pievienos mazliet prieka, pārāk nenovēršot uzmanību no galvenā satura. Ievērojiet, ka esmu par diezgan labu samazinājis caurspīdīgumu, lai tas tik ļoti neizceltos.
Lasāms režģis
Tālāk jums ir nepieciešams apgabals, lai uzskaitītu, par ko jūs maksājat rēķinu klientam. Pat ja jūs norēķināties par vienu projektu, sadaliet laiku sadaļās, lai klients skaidri redzētu, kas jums maksā. Dažreiz ar vienu preces numuru kopā jūs nopelnīsit sašutumu par klienta zvanu, kurš prasa zināt, kāpēc viņš jums maksā tik daudz. Kopsumma, visticamāk, tiks pieņemta, ja jūs skaidri norādīsit, cik daudz darba esat paveicis.
Mērķis šeit ir skaidra, lasāma informācija. Lai palielinātu lasāmību, es iesaku izmantot zebras noņemšanu vai redzamu režģi. Lai iegūtu vairāk iedvesmas par lasāmiem režģiem, apskatiet mūsu ziņu par drausmīgu tabulu izveidi.
Padariet telpu sīkiem aprakstiem
Bieži gadās, ka iepriekš norādītais režģa risinājums ir solis pareizajā virzienā, taču tas nav pietiekami. Daži dizaineri un / vai klienti dod priekšroku sīkam katras rindas vienības aprakstam. Šajos gadījumos vienkārši izveidojiet rindu starp katru priekšmetu ar tam papildu augstumu. Zemāk sniegtajā piemērā es nolēmu saglabāt zebras noņemšanas metodi un ievilkumu apraksta kopijā, lai saglabātu kontrastu starp abiem.
Ievērojiet, ka esmu pievienojis arī lielu, drosmīgu kopsummu. Šis numurs, iespējams, būs vissvarīgākā informācija gan rēķina nosūtītājam, gan saņēmējam. Līdz ar to nav jēgas to slēpt. Padariet to izceļas, lai lasītājs to varētu uztvert īsumā.
Maksājuma termiņš
Šis ir svarīgs. Daži var uzskatīt, ka dizaina rēķinā norēķinu termiņš ir pārāk greizs vai rupjš, bet es uzskatu to par nepieciešamību, ja jūs norēķināties ar klientu, ar kuru iepriekš neesat paveicis daudz darba. Jūs esat profesionālis, un jums nevajadzētu ļaut kādam izturēties citādi. Ja darbu esat paveicis apmierinoši, tad esat pelnījis ievērot noteiktu atalgojuma datumu. Vairumā gadījumu dizainerim tiek noteikts mākslas darba termiņš, un tāpēc ir pilnīgi saprātīgi klientam noteikt maksājuma termiņu. Tikai pārliecinieties, ka tas viņiem nav pārsteigums. Jums jāizveido standarta vadlīnijas, piemēram, “visi maksājumi jāveic nedēļas laikā pēc rēķina saņemšanas” un šī informācija klientam jāsniedz pirms jebkādu darbu sākšanas.
Es atkal esmu izvēlējusies vienkāršu dizaina elementu, bet padarījusi to pietiekami drosmīgu, lai izceltos. Jūs nevēlaties, lai tas saplūst pārāk daudz, tādējādi dodot kādam labu attaisnojumu teikt, ka viņi to neredzēja.
Padariet skaidrus maksājuma nosacījumus
Līdz ar maksājuma termiņu jums jāietver arī visas īpašās prasības attiecībā uz maksājumu. Tas ietver jebkuru vispārīgu tekstu, lai pastiprinātu maksājuma termiņu, vēlamos un pieņemtos maksājuma veidus, jūsu politiku attiecībā uz atmaksātajiem čekiem utt.
Tas, ko jūs šeit ievietojāt, ir pilnībā atkarīgs no jums. Jūs vēlaties būt īss, bet pietiekami izsmeļošs, lai pārliecinātos, ka esat nonācis strīda vai nevēlamas situācijas gadījumā. Tā kā jūs strādājat ar arvien vairāk klientiem, jūs vēlēsities pārskatīt šo sadaļu, lai tā atbilstu visiem scenārijiem, ar kuriem jūs bieži saskaraties.
Es iekļāvu arī draudzīgu, neformālu izbraukšanas zonu. Šī ir lieliska vieta piezīmēm par konkrētiem darbiem utt. Rēķini var būt nedaudz auksti un neformāli, nebaidieties uzliet nelielu personisko draudzīgumu.
Pabeigts dizains
Ar to viss ir kārtībā. Jums, bez šaubām, būs dažas pielāgotas informācijas jomas, kuras jāiekļauj, bet tas tikai aptver jūsu tipisko dizaina rēķinu. Pārbaudiet gatavo produktu zemāk.
Maza dizaina teorija
Rēķina noformējumu esmu izstrādājis ļoti apzināti, lai ietekmētu lasītāju. Ir trīs galvenās informācijas daļas, kuras mēs vēlamies, lai klients pamana: Kam tā ir, kad tā pienāk un kad tai ir pienākums. Viss pārējais, protams, joprojām ir svarīgs, taču galu galā sekundārs šai pamatinformācijai. Skatiet zemāk, lai redzētu dizaina konsekvenci, kuru esmu izmantojis vizuālās hierarhijas izveidošanai.
Svarīgajiem priekšmetiem esmu izmantojis konsekventu krāsu, kas lieliski kontrastē ar fonu, un es šos elementus esmu palielinājis / izceļot tā, lai tie izceltos no visa pārējā lapas. Tādā veidā lasītājs uzņem šos trīs informācijas bitus, pat ja viņi lapu nolauž tikai uz minūti. Mēģiniet paskatīties uz iepriekš redzamo gatavo dizainu, neko tīšām nelasot. Ņemiet vērā, ka, pat ja jūsu acis šautriņo ap lapu, viņi instinktīvi tiek piesaistīti elementiem ar vislielāko kontrastu.
Pieejamība
Pēdējā piezīme par dizainu. Ievērojiet, ka tas ir optimizēts drukāšanai, pārsniedzot iepriekš minētās lieluma prasības. Ja šo rēķinu izdrukājat uz vienkārša melnbalta lāzera printera, tam vajadzētu izskatīties lieliski. Visa informācija saglabās lasāmību, un vizuālā hierarhija netiks apdraudēta. Turklāt, tā kā nav tumšu aizpildījumu, kas lielāki par galvenes logotipu, tam vajadzētu izmantot minimālu tonera daudzumu.
Vēl viena svarīga lieta, kas jāņem vērā, ir faila lielums un formāts. Jūs vēlaties to saglabāt formātā, kas ir plaši atzīts, piemēram, .pdf vai .doc, un skatīties, lai pārliecinātos, ka tas nepārsniedz dažus simtus KB (jo mazāks, jo labāk). Tas nodrošina, ka neviens bloķējošs e-pasta serveris netiks bloķēts un to var viegli saņemt kāds, kuram ir mazāk nekā zvaigžņu interneta savienojums.
Tās var šķist nenozīmīgas detaļas, taču sīkumiem ir liela loma citu uztverē dokumentu. Labs rēķins ir tāds, kas nepadara jūs par tehnisko atbalstu ikvienam, kurš mēģina to saņemt.
Vairāk funkciju ideju
Lai papildinātu mūsu diskusiju par noderīgām funkcijām, šeit ir vēl daži, ko jūs varētu vēlēties iekļaut:
- Automātiskās kopsummas: izveidojiet rēķinu programmā Excel vai Numbers un iestatīšanas formulas, lai izdarītu visu kaitinošo matemātiku jūsu vietā!
- Interaktīvs PDF: ar PDF var paveikt daudz, lai padarītu to interaktīvāku, taču vislabāk ir turēt to tikai līdz funkcijām, kuras var izmantot vairums lasītāju, piemēram, jebkura e-pasta vai tīmekļa adreses konvertēšana uz dzīvām saitēm (noklikšķināma)
- PayPal integrācija: izmantojiet to tiešsaistē un iekļaujiet PayPal pogu, lai klientiem būtu ērti izveidot savienojumu ar pakalpojumu un nosūtīt jums naudu.
Lietojumprogrammu rēķinu izrakstīšana
Vai nevēlaties apgrūtināt problēmu izveidot savus rēķinus? Iepazīstieties ar šiem rakstiem tīmekļa lietotnēs, kas palīdzēs paveikt darbu.
- Seši labojumi: 20 rēķinu izdošanas rīki tīmekļa dizaineriem
- 1. Web noformētājs: 5 lieliski rīki jūsu rēķinu sagatavošanas vajadzībām
- Žurnāls Tripwire: 30+ svarīgi Freelancer rīki izdevumu uzskaitei, rēķinu sagatavošanai un rēķinu izrakstīšanai
Parādi man savas
Rezumējot, labi noformētam rēķinam vajadzētu būt koncentrētam uz trim galvenajiem aspektiem: kam tas nāk, kad tas pienāk un cik tam ir jāmaksā. Pārliecinieties arī par sava darba detalizētu aprakstu un sīku aprakstu, lai novērstu neskaidrības. Visbeidzot, piešķiriet tai mazliet savas personības, pārāk nenovēršot uzmanību no galvenā satura.
Tagad, kad esat redzējis manu mēģinājumu saņemt pienācīgu rēķinu, dariet mums zināmu, ko jūs darītu, lai to padarītu vēl labāku. Vēl labāk, iekļaujiet saiti uz savu rēķinu un pastāstiet mums par tā galvenajām funkcijām.
Esiet mūsu draugs!
Patīk raksts? Noteikti sekojiet līdzi mums Twitter un Facebook.
